【３話目】整理整頓はモノの定位置を決めてしまうことが重要！誰でも探せるように。
「モノの定位置」を決める
前回までは整理整頓の中の「整理」のお話をして来ました。以下のような感じです。
今回は整理整頓の「整頓」についてお話します。まず、整頓の定義ですが、
整頓＝「必要なもの」を「必要なとき」に「必要なだけ」取り出せる状態にすること
となります。
整頓は、誰が探してもわかるようになっているのが原則です。そのためにはモノの定位置を決める必要があります。不特定多数の人が使うものについては定位置を決めて、 必ずそこに戻すことが必要です。
モノの住所を決める
モノの定位置を決めていくときは住所を決めると良いです。例えば、
デスクの右上の引き出しには「文房具」
デスクの右下の引き出しには「すぐ使用する資料」
デスクの左上の引き出しには「帳票類」
デスクの左下の引き出しには「保管用ファイル」
と言った具合に決めて、引き出しには何が入っているかを掲示すればいいのです。そうすることによって、保管場所に困ったものを一時的に入れておくということも防げますし、モノの所在も一発で分かるようになります。
簡単な作業と思い実践していない人が多いのではないかなと感じています。一度決めてしまえば、後続の方々も守っていただけるものです。
パソコンのデスクトップも同様に整頓が必要
パソコンのデスクトップにいろんなファイルが並んでいる人は要注意です。ファイルも書類などと同じで、探す時間は何も生み出さない無駄な時間です。デスクトップ上に何十個もあるファイルの中から、目当てのファイルを瞬時に見つけ出すことは相当難しいことです。
ファイルも住所を決めて整頓します。ポイントとしては「大分類」「中分類」「小分類」などフォルダを3つくらいの階層に分けてファイルを入れておくことです。入り口となる「大分類」のフォルダは、ある程度デスクトップ上に置いていても良いです。
また、ファイルにつける名称も、「日付」＋「会社名orお客様名」＋「ファイルの内容」とすると良いでしょう。ファイルを開いて表示されるまでの時間も数秒かかってしまいますし、違ったファイルであれば閉じて目的のファイルを探し続けなければなりません。この探す時間がもったいないのです。
職場でも、家庭でも使える整頓のテクニックです。少しずつでもモノの定位置を決めていきましょう！あなたの時間を費やしたいものに使えるようになります。
